TORNA ALLE STORIE DI SUCCESSOGestione delle ore del personale: il caso di un ente regionale per i servizi agricoli e forestali
Un ente regionale operante nei settori dell’agricoltura e delle foreste, con una complessa rete di progetti distribuiti su vasta scala e un elevato numero di operatori, voleva digitalizzare e semplificare la gestione delle ore lavorate, per permettergli di centralizzare i dati operativi e migliorare la trasparenza delle informazioni.
Grazie all’implementazione di Mela, il passaggio al paperless è diventato realtà, consentendo una rendicontazione dei costi più efficiente, un tracciamento costante delle attività e una visione economica in tempo reale dei costi della manodopera.
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LA SFIDA DEL CLIENTE
Centralizzare i dati e tracciare le attività in tempo reale
L’ente, impegnato in numerosi progetti distribuiti su vasta scala in Lombardia, gestiva un'ampia mole di dati e informazioni attraverso strumenti tradizionali:
Gestione decentralizzata dei dati: le informazioni venivano raccolte utilizzando diversi strumenti come fogli Excel e documenti cartacei.
Monitoraggio delle attività in evoluzione: l’aggiornamento dei dati richiedeva tempo, con processi manuali che limitavano una visione immediata sui costi e sulle ore lavorate.
Comunicazione diversificata: l’utilizzo di più canali rallentava la raccolta e l’organizzazione delle informazioni.
Digitalizzare la gestione delle ore e centralizzare i dati operativi
L’ente si poneva l’obiettivo di trasformare le proprie modalità operative per rispondere alle crescenti esigenze di efficienza e trasparenza:
Digitalizzare e automatizzare i processi: semplificare la gestione delle ore lavorate e ridurre al minimo l’intervento manuale.
Responsabilizzare le figure coinvolte: fornire strumenti intuitivi che permettessero a ciascun ruolo di tracciare e approvare i dati in autonomia, migliorando la collaborazione.
Centralizzare tutte le informazioni: creare un unico repository accessibile in tempo reale per velocizzare la consultazione e garantire una visione complessiva più chiara.
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OBIETTIVI OPERATIVI
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PROBLEMA DEL CLIENTE
Difficoltà di una gestione complessa e distribuita
PROBLEMATICHE PRINCIPALI
Ogni giorno, responsabili tecnici, capisquadra e personale amministrativo dovevano affrontare una duplice sfida:
Gestire le ore lavorate di moltissimi operatori senza una procedura strutturata.
Le ore lavorate venivano tracciate utilizzando strumenti tradizionali come fogli Excel e moduli cartacei, raccolti manualmente sul campo. Questo metodo non solo richiedeva tempi lunghi, ma rendeva difficile avere una panoramica aggiornata e precisa dei costi della manodopera.
Frammentazione della comunicazione.
La mancanza di un unico sistema centralizzato per la raccolta e la condivisione delle informazioni portava a ritardi e difficoltà nella sincronizzazione tra i vari team, aumentando il rischio di errori e incomprensioni.
Step by step del processo:
Creazione dei progetti: ogni progetto viene configurato in Mela, raggruppandoli anche per decreto.
Inserimento dati sul campo: i capisquadra registrano direttamente in Mela le ore lavorate e compilano il giornale lavori, corredandolo con fotografie.
Approvazione: i direttori dei lavori verificano e approvano le ore inserite.
Consolidamento: il direttore tecnico consolida i dati per l’elaborazione e il caricamento nel sistema di gestione delle buste paga.
Monitoraggio continuo: dashboard personalizzate consentono di monitorare l’andamento dei lavori e generare esportazioni su misura.
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UTILIZZO DELL’APPLICATIVO
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Descrizione del cliente
Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI
Settore
ENTE PER I SERVIZI DELL’AGRICOLTURA E FORESTALI
Centinaia di dipendenti tra cui personale tecnico e operativo
Personale coinvolto Responsabili tecnici personale amministrativo direttori dei lavori capisquadra
Regione Lombardia
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Descrizione del cliente
Timeline integrazione di Mela_OPERATIVI IN 10 GIORNI
- 3 MESI PRIMA DELLA STIPULA DEL CONTRATTO: POC su due progetti pilota
- 10 GIORNI OPERATIVITA': Inserimento delle strutture dati necessarie
- + 3 GIORNI FORMAZIONE DEL PERSONALE: Formazione del personale con 3 sessioni per ogni nucleo lavorativo.
Benefici misurabili
RENDICONTAZIONE ORARIO AUTOMATIZZATA
Grazie al flusso digitale e ai permessi specifici per ogni figura, <strong>le ore inserite dai capisquadra vengono approvate in tempi più rapidi.</strong>
MIGLIORE PIANIFICAZIONE DELLE RISORSE
La <strong>visione centralizzata dei dati </strong>consente ai responsabili tecnici di <strong>pianificare in modo più accurato le risorse umane</strong> e i tempi di esecuzione dei progetti.
MONITORAGGIO CONTINUO DELL'AVANZAMENTO DEI LAVORI
<strong>L’integrazione di un archivio fotografico e delle dashboard </strong>permette un controllo costante sullo stato dei cantieri, migliorando il processo decisionale.
I NUMERI
40%
Tempo risparmiato
90%
Errori ridotti
70%
Più Facilità di accesso ai dati
80%
Riduzione del tempo necessario per la reportistica.
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CAMBIAMENTI DOPO L’IMPLEMENTAZIONE DI MELA
Un ponte tra interno e Esterno dell’azienda
L’adozione di Mela ha apportato miglioramenti significativi nei processi operativi:
- Digitalizzazione: Eliminazione dei processi cartacei e passaggio al paperless.
- Efficienza nei processi: Riduzione del tempo per il conteggio e la verifica delle ore.
- Responsabilizzazione: Coinvolgimento attivo dei team attraverso strumenti mirati.